Privacy Notice

English convenience translation

The Spanish version below is the controlling privacy notice for purposes of Mexican law.

1. Data controller

AREA & ENCORE Society, operating publicly under the commercial name Encore Society (“Encore,” “we,” “us” or “our”), is responsible for the processing of personal data covered by this notice.

Address: Cto. del Pardo, Lot 14, Playa del Carmen, Quintana Roo, 77710, Mexico.
Email for privacy matters: [email protected]
Phone: +52 984 144 5730.

2. Personal data we may process

Depending on how you interact with us, we may process:

• Identification and contact data, such as name, email, telephone number, country, preferred language and contact channel.
• Stay and hospitality data, such as dates, group size, destination, preferences, special requests and information needed to coordinate a stay.
• Property, project and commercial data, such as property type, location, ownership or project stage, budget range, investment interests, timing and the information included in your inquiry.
• Communication and relationship records, including messages, call notes, proposals, source of inquiry, consent and follow-up history.
• Technical and usage data, such as IP address, browser, device, pages viewed, referring page, cookies and similar identifiers.

3. Sensitive and unnecessary data

Our public forms are not designed to request sensitive personal data. Please do not send passport copies, full financial account details, medical information or other sensitive documents through a general inquiry form. If specific information becomes necessary for a confirmed service, we will request it through an appropriate channel and explain the applicable purpose and safeguards.

4. Primary purposes

We use personal data as necessary to:

• Receive, identify, qualify and respond to For Fun and For Investment inquiries.
• Contact you, arrange consultations and prepare relevant proposals or follow-up information.
• Coordinate potential stays, hospitality services, property reviews, project discussions and commercial collaborations.
• Create and maintain contact and opportunity records in our customer relationship management system.
• Verify information, prevent fraud, protect the website and maintain operational security.
• Comply with contractual, accounting, tax, consumer protection, data protection and other legal obligations.
• Establish, exercise or defend legal rights.

5. Secondary purposes and marketing

With the choices available to you, we may also use contact and interaction data to send news, relevant properties, stays, opportunities, invitations or service updates; measure campaign performance; improve our website; and build aggregated business insights.

You may object to these secondary purposes at any time by emailing [email protected] with the subject “Marketing Opt-Out” or by using an unsubscribe link where provided. Refusing marketing will not affect our response to an active inquiry.

6. Sources and collection methods

We collect information directly from forms, email, telephone, messaging applications, meetings and documents you choose to provide. We may also receive information from referrals, property owners, project partners, public sources and technology providers, and automatically through cookies or similar tools.

7. Cookies and similar technologies

The website and its service providers may use necessary, preference, analytics and advertising technologies to operate pages, remember settings, understand visits, prevent abuse and evaluate communications. You may restrict cookies through browser controls; some functions may then work differently. Where legally required, optional technologies should be activated according to the choices offered in the website’s consent mechanism.

8. Processors and transfers

Personal data may be processed on our behalf by providers of website hosting, forms, CRM, email, messaging, analytics, document storage, security and professional support, including providers located outside Mexico. They may process data only for authorized services and under applicable confidentiality and security obligations.

When necessary for your inquiry or a potential agreement, data may also be transferred to relevant property owners or managers, hospitality suppliers, project owners, developers, professional advisers, affiliated businesses, insurers, payment or verification providers, and competent authorities. Transfers may occur in Mexico or abroad.

Where consent is legally required for a transfer, we will request it or rely on the consent expressed after this notice is made available. You may communicate your refusal before such transfer using the privacy contact above. Transfers necessary for a contract in your interest, a legal relationship or compliance with law may proceed under applicable exceptions.

9. ARCO rights

You may request Access to your personal data, Rectification of inaccurate or incomplete data, Cancellation when legally appropriate, or Opposition to specific processing (“ARCO rights”). You may also request revocation of consent or limitation of use and disclosure.

Send a request to [email protected] with the subject “ARCO Request” and include: your name and a contact method for the response; documents that establish your identity or representation; a clear description of the data; the right you wish to exercise; and any information that helps locate the records.

We will communicate our determination within a maximum of 20 days from receipt of a complete request and, if appropriate, implement it within the following 15 days. These periods may be extended once when justified under applicable law.

10. Retention

We retain personal data only for as long as reasonably necessary for the purposes described, an active relationship, follow-up requested by you, security, dispute resolution and mandatory legal retention periods. Afterward, records will be deleted, blocked or anonymized as appropriate.

11. Security

We use reasonable administrative, technical and physical measures designed to protect personal data against loss, misuse, unauthorized access, alteration or disclosure. No internet transmission or storage system is completely risk-free; please avoid sending unnecessary confidential information through open channels.

12. Minors

The website is directed to adults and is not intended to collect information directly from persons under 18. If you believe a minor submitted personal data without proper authorization, contact us so we can review and delete it where appropriate.

13. Changes to this notice

We may update this notice to reflect changes in our services, technology, business practices or legal requirements. The current version and update date will be published at encore-society.com/privacy-policy. Material changes may also be communicated through the contact information available to us when appropriate.

14. Questions and authority

Questions about this notice should be sent to the privacy contact above. Data subjects may also seek the remedies available before Mexico’s competent data protection authority under the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties.

Aviso de Privacidad Integral

1. Identidad y domicilio del responsable

AREA & ENCORE Society, que opera públicamente bajo el nombre comercial Encore Society (“Encore” o “nosotros”), es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en este aviso.

Domicilio: Cto. del Pardo, Lote 14, Playa del Carmen, Quintana Roo, C.P. 77710, México.
Correo para asuntos de privacidad: [email protected].
Teléfono: +52 984 144 5730.

2. Datos personales tratados

Según la forma en que interactúes con nosotros, podremos tratar:

• Datos de identificación y contacto, como nombre, correo, teléfono, país, idioma y canal de contacto.
• Datos de estancia y hospitalidad, como fechas, número de huéspedes, destino, preferencias, solicitudes especiales e información necesaria para coordinar una estancia.
• Datos de propiedad, proyecto y relación comercial, como tipo y ubicación del inmueble, titularidad o etapa del proyecto, rango de presupuesto, intereses de inversión, calendario y datos incluidos en la solicitud.
• Registros de comunicación y relación, incluyendo mensajes, notas de llamadas, propuestas, origen del contacto, consentimiento e historial de seguimiento.
• Datos técnicos y de uso, como dirección IP, navegador, dispositivo, páginas consultadas, sitio de referencia, cookies e identificadores similares.

3. Datos sensibles y datos no necesarios

Nuestros formularios públicos no están diseñados para solicitar datos personales sensibles. No envíes copias de pasaporte, datos bancarios completos, información médica u otros documentos sensibles mediante un formulario general. Si determinada información resulta necesaria para un servicio confirmado, la solicitaremos por un canal adecuado e informaremos su finalidad y medidas de protección.

4. Finalidades primarias

Utilizaremos los datos personales necesarios para:

• Recibir, identificar, calificar y responder solicitudes de For Fun y For Investment.
• Contactarte, coordinar consultas y preparar propuestas o información de seguimiento.
• Coordinar posibles estancias, servicios de hospitalidad, revisiones de propiedades, conversaciones de proyecto y colaboraciones comerciales.
• Crear y mantener registros de contacto y oportunidades en nuestro sistema de gestión de relaciones con clientes.
• Verificar información, prevenir fraude, proteger el sitio y mantener la seguridad operativa.
• Cumplir obligaciones contractuales, contables, fiscales, de protección al consumidor, de protección de datos y demás obligaciones legales.
• Establecer, ejercer o defender derechos.

5. Finalidades secundarias

De acuerdo con las opciones disponibles, también podremos utilizar datos de contacto e interacción para enviar novedades, propiedades, estancias, oportunidades, invitaciones o actualizaciones; medir campañas; mejorar el sitio; y generar análisis agregados del negocio.

Puedes oponerte a estas finalidades en cualquier momento escribiendo a [email protected] con el asunto “Baja de Marketing” o utilizando el enlace de cancelación disponible. Negarte a recibir publicidad no afectará la atención de una solicitud activa.

6. Medios de obtención

Obtenemos datos directamente mediante formularios, correo, teléfono, aplicaciones de mensajería, reuniones y documentos que decidas proporcionar. También podemos recibir información mediante referidos, propietarios, aliados de proyecto, fuentes públicas y proveedores tecnológicos, así como automáticamente mediante cookies o herramientas similares.

7. Cookies y tecnologías similares

El sitio y sus proveedores pueden utilizar tecnologías necesarias, de preferencias, analítica y publicidad para operar páginas, recordar configuraciones, comprender visitas, prevenir abusos y evaluar comunicaciones. Puedes limitar cookies desde el navegador; algunas funciones podrían operar de manera distinta. Cuando la ley lo requiera, las tecnologías opcionales deberán activarse conforme a las opciones ofrecidas por el mecanismo de consentimiento del sitio.

8. Encargados y transferencias

Los datos podrán ser tratados por cuenta de Encore por proveedores de alojamiento web, formularios, CRM, correo, mensajería, analítica, almacenamiento, seguridad y apoyo profesional, incluso ubicados fuera de México. Estos proveedores deberán limitar el tratamiento a los servicios autorizados y cumplir obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.

Cuando sea necesario para atender tu solicitud o una posible contratación, podremos transferir datos a propietarios o administradores de inmuebles, proveedores de hospitalidad, titulares de proyectos, desarrolladores, asesores profesionales, empresas relacionadas, aseguradoras, proveedores de pago o verificación y autoridades competentes. Las transferencias podrán realizarse dentro o fuera de México.

Cuando una transferencia requiera consentimiento, lo solicitaremos o nos apoyaremos en el consentimiento manifestado una vez puesto a disposición este aviso. Puedes comunicar tu negativa antes de la transferencia mediante el correo de privacidad. Las transferencias necesarias para un contrato en tu interés, una relación jurídica o el cumplimiento de la ley podrán realizarse conforme a las excepciones aplicables.

9. Derechos ARCO, revocación y limitación

Puedes solicitar el Acceso a tus datos; su Rectificación cuando sean inexactos o incompletos; su Cancelación cuando legalmente proceda; u Oponerte a determinados tratamientos. También puedes solicitar la revocación del consentimiento o limitar el uso y divulgación de tus datos.

Envía tu solicitud a [email protected] con el asunto “Solicitud ARCO” e incluye: nombre y medio para recibir respuesta; documentos que acrediten identidad o representación; descripción clara de los datos; derecho que deseas ejercer; y elementos que faciliten localizar los registros.

Comunicaremos la determinación en un plazo máximo de 20 días desde la recepción de una solicitud completa y, si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días siguientes. Los plazos podrán ampliarse una sola vez cuando exista justificación conforme a la ley.

10. Conservación

Conservaremos los datos únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades descritas, la relación activa, el seguimiento solicitado, la seguridad, la resolución de controversias y los plazos legales obligatorios. Después serán eliminados, bloqueados o anonimizados según corresponda.

11. Seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación. Ninguna transmisión o sistema de almacenamiento es completamente libre de riesgo; evita enviar información confidencial innecesaria por canales abiertos.

12. Menores de edad

El sitio está dirigido a personas adultas y no pretende recabar directamente datos de menores de 18 años. Si consideras que un menor proporcionó datos sin autorización adecuada, contáctanos para revisar y, cuando proceda, eliminar la información.

13. Cambios al aviso

Podremos actualizar este aviso por cambios en servicios, tecnología, prácticas o requisitos legales. La versión vigente y su fecha estarán en encore-society.com/privacy-policy. Cuando resulte apropiado, los cambios materiales también podrán comunicarse mediante los datos de contacto disponibles.

14. Consentimiento y autoridad competente

Al proporcionar voluntariamente tus datos después de que este aviso se encuentre disponible, reconoces su contenido y consientes los tratamientos que legalmente requieran consentimiento, sin perjuicio de tus derechos de negativa, revocación y oposición. Puedes acudir ante la autoridad mexicana competente en materia de protección de datos conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.